Unerlässliche Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Kassenbuchführung ist überhaupt das Vorhandensein einer Geschäftskasse (Registrierkasse, Geldkassette, etc.). Eine Geschäftskasse darf nicht nur buchmäßig geführt werden und auch Brieftasche oder Geldbörse sind keine Geschäftskasse, wenn betriebliche und private Gelder untrennbar vermischt sind. In Einzelfällen können vom Unternehmer Bargeschäfte (z.B. Kfz-Betriebskosten) auch aus dem privaten Bereich gezahlt werden (sog. Portmonee-Geschäfte). Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Barkasse eine Nebenkasse ist und es sich bei den Zahlungsvorgängen um geringwertige Beträge von untergeordneter Bedeutung handelt. Diese Zahlungen werden dann als Privateinlage verbucht. Bei Unternehmern, deren Einnahmen und Ausgaben hauptsächlich über eine Kasse fließen, stellt dies allerdings die Ausnahme dar. Die offene Ladenkasse findet sich auch beim Einzelhandel, in der Gastronomie und bei Schaustellern. Unter dem Aspekt der Zumutbarkeit braucht hier keine Einzelaufzeichnung vorgenommen zu werden, wenn die rechnerische Ermittlung der Tageseinnahmen in Form von Kassenberichten erfolgt. Der Einsatz von (elektronischen) Registrierkassen hat sich in der Gastronomie und im Handel weitgehend durchgesetzt. Eine Registrierkasse dient im Wesentlichen der Erfassung der Einnahmen. Zudem bieten viele Kassentypen Arbeitserleichterungen durch Artikel- und Preisspeicher. Bei PC-Kassen ist es rein theoretisch möglich, jeden einzelnen Tagesumsatz zu erfassen und zu speichern. Diese Systeme – wie z. B. unser kanzleieigenes Kassenbuch oder das von DATEV – ermöglichen es allerdings üblicherweise, einzelne Umsätze ohne Spur zu löschen. Da die Ordnungsmäßigkeit einer PC-Kasse grundsätzlich nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen ist, wie die einer elektronischen Registrierkasse, bedeutet das, dass diese Systeme den Anforderungen nicht entsprechen

Die Kassenbuchführung hängt in erster Linie von der Art des Geschäftsbetriebes ab, also ob die Kasse im Mittelpunkt der geschäftlichen Betätigung steht oder ob nur eine Nebenkasse existiert. Die Aufzeichnung der Kassenvorgänge sollte in geeigneter Weise zeitnah erfolgen, so dass später dann (i. d. R. durch uns) kontiert und verbucht werden kann. Dabei müssen diese Aufzeichnungen bestimmten Anforderungen genügen. Zum einen den allgemeinen Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, zum anderen aber auch speziellen Ansprüchen für die Kassenbuchführung. Die Grundsätze bei der Führung eines Kassenbuches sind:

- Keine Buchung ohne Beleg! (Dies gilt auch für Privatentnahmen und Einlagen; hier müssen Eigenbelege erstellt oder vorhandene Quittungen eingereicht werden)

- die Eintragungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden

- Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand verglichen werden kann

- Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich - der Kassenbestand darf nie negativ sein (eine Kasse kann nicht mehr als leer sein!)

- Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit)

- auch Privateinlagen und –entnahmen sind täglich aufzuzeichnen

- private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse)

- Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden.

Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung - die Einnahmen und Ausgaben sollen täglich festgehalten werden.

Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels einer neuen Eintragung - die Einnahmen und Ausgaben sollen täglich festgehalten werden. Diese Vorraussetzungen müssen eingehalten werden, da bei einer Barkasse keinerlei Fremdkontrollmöglichkeiten existieren, wie z. B. Kontoauszüge bei einem Bankkonto. Die Art der Kassenführung ist dabei allerdings grundsätzlich freigestellt. Es gibt keine Regelung, die den Unternehmer zwingt, beispielsweise eine Registrierkasse zu benutzen.

Das Kassenbuch ist das buchhalterische Hilfsmittel, um Barzahlungen zu erfassen. Hierin werden alle Zahlungsein- und Ausgänge erfasst. Der Saldo gibt dann an, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet bzw. befinden sollte. Durch Nachzählen in regelmäßigen Abständen ist der Saldo des Kassenbuches mit dem tatsächlichen Bestand an Bargeld zu überprüfen. Kassenfehlbestände müssen dabei ausgewiesen werden. Weiterhin beinhaltet das Kassenbuch auch die Buchungsbelege der festgehaltenen Geschäftsvorfälle. Wird das Kassenbuch ordentlich geführt, ist eine tägliche Feststellung des Kassenbestandes nicht erforderlich. Zunächst ist unerheblich, ob es sich bei der Kasse um eine Neben- bzw. Portokasse handelt oder sie den Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit darstellt oder ob eine Registrierkasse im Einsatz ist oder es sich um eine offene Ladenkasse handelt. Unter gewissen Voraussetzungen bestehen jedoch Vereinfachungsregelungen für die Kassenbuchführung, die wir nachfolgend kurz erläutern wollen. Das Kassenbuch erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion. Es kann gebunden, als Loseblattsystem oder als aneinander gereihte Kassenberichte geführt werden.

Kassenbücher und die zugehörigen Unterlagen, die sonstigen Belege und die Kassenendsummenbons müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.Hierzu gehören u. a. auch Speisekarten, Preislisten, u. ä. Bei Einnahmen über 10.000 € sind darüber hinaus die Aufzeichnungspflichten nach dem Geldwäschegesetz zu beachten.

Fazit:

Die Identität des Geschäftspartners muss festgehalten werden. Bei der Führung der Geschäftskasse muss zunächst darauf geachtet werden, dass sie materiell (sachlich) richtig ist. D. h., dass bare Geschäftsvorfälle vollständig und dergestalt erfasst werden, wie sie tatsächlich erfolgt sind. Schließlich ist das noch vor den oben erwähnten formellen Anforderungen die Grundvoraussetzung einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung. Denn der Finanzverwaltung stehen – wie eingangs dargestellt – mittlerweile probate Mittel zur Verfügung, mit denen Unrichtigkeiten in der Kasse schnell und einfach aufgedeckt werden können. Viele Betriebe vereinfachen sich die Kassenbuchführung durch den Einsatz von moderner EDV, oftmals insbesondere Microsoft Excel®. Jedoch müssen wir Sie an dieser Stelle darauf aufmerksam machen, dass im Rahmen einer Betriebsprüfung eine allein mit Excel o. ä. geführte Kasse als „nicht ordnungsgemäß“ durch den Prüfer verworfen wird und das Finanzamt so zu Schätzungen berechtigt ist. Zur formellen Ordnungsmäßigkeit sollte die Kasse entweder mit als ordnungsgemäß zertifiziertem Kassenbuch-Programm (ein entsprechendes Testat sollte vorliegen) oder mittels handschriftlicher Aufzeichnungen erfolgen. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, die Kasse handschriftlich auf entsprechenden Vordrucken und natürlich unter Beachtung der oben vorgestellten Formalien zu führen. Es gibt in nahezu allen Geschäften für Bürobedarf solche Kassenbücher und –berichte zu kaufen und auch wir können Ihnen entsprechende Vordrucke zur Verfügung stellen. Ein mit Excel bzw. nicht zertifizierter Software erstelltes Kassenbuch kann nur ein rechnerisches Hilfsmittel sein aber niemals das eigentliche Kassenbuch ersetzen.

Um zu prüfen, ob Ihre Kasse ordnungsgemäß ist, sollten Sie sich folgende Fragen stellen. Wenn Sie eine oder mehrere mit Nein beantworten, ist die Ordnungsmäßigkeit ihrer Kasse zweifelhaft.

- Führen Sie Ihr Kassenbuch handschriftlich?

- Führen Sie einen täglichen Kassenbericht und fertigen sie dazu ein Zählprotokoll an?

- Zählen Sie auch das Hartgeld?

- Erfolgen Eintragungen in das Kassenbuch täglich?

- Werden auch die privaten Einlagen und Entnahmen erfasst und liegen hierfür Eigenbelege oder Quittungen vor?

- Heben Sie neben Kassenbüchern und –berichten auch Speisekarten, Preislisten u. ä. auf?

- Verwenden Sie eine Registrierkasse und machen täglich einen Z-Abschlag und sind diese fortlaufend nummeriert?

Diese Darstellung einer ordnungsgemäßen Kassenführung gibt nur einen groben Überblick über das weite Feld der Kassenbuchführung. In Zweifelsfällen fragen Sie uns bitte, wir stehen gerne zu Ihrer Verfügung.

In vielen Branchen werden elektronische Registrierkassen eingesetzt, da diese auch zur Kontrolle eingesetzt werden und durch verschiedene Funktionen die Arbeit erleichtern. Bei Registrierkassen kann es unter bestimmten Voraussetzungen reichen, wenn die Tagesendsummenbons aufbewahrt und die Daten sodann in das Kassenbuch bzw. den Kassenbericht als Tageseinnahme übernommen werden. Die Tagesausgaben, Entnahmen sowie Einlagen müssen im Kassenbericht einzeln erfasst werden. Je nach Hersteller verfügen solche elektronischen Registrierkassen über unterschiedliche Speicherfunktionen und liefern verschiedene Berichte, von denen wir die wichtigsten kurz erläutern wollen. Bei der Überprüfung einer EDV-Kasse ist für die Prüfer das wichtigste Merkmal die sog. ZAbfrage. Die Z1-Abfrage (Tagesumsätze) zeigt dem Betriebsinhaber wie auch dem Betriebsprüfer die Tagesumsätze sowohl brutto als auch netto. Das Ergebnis findet sich in dem sog. Tagesendsummenbons, die zwingend aufzubewahren sind. Die Z2-Abfrage (Periodenumsätze) dient der Ermittlung von Periodenumsätzen, also z.B. den wöchentlichen oder den monatlichen Umsätzen. Sie bewirkt eine Nullstellung der entsprechenden Speicher und außerdem eine Erhöhung des Nullstellungszählers um eine Ziffer. Der Betriebsprüfer kann anhand dessen nachvollziehen, wie viele Abfragen ausgeführt wurden. Die meisten EDV-gestützten Registrierkassen verfügen über eine sog. GT-Abfrage (Grand- Total). Hierfür werden alle seit der Inbetriebnahme der Kasse gebongten Umsätze in einem speziellen Speicher gespeichert. Da der GT-Speicher nicht – wie der Periodenspeicher – auf Null gestellt werden kann, muss die Summe der Ergebnisse der Z2-Abfragen (Periodenumsätze) mit dem Ergebnis der GTAbfrage übereinstimmen. In der Praxis ergibt sich häufig das Problem, dass der GT-Speicher nicht aktiviert wurde. Die Finanzverwaltung ist technisch in der Lage diese Aktivierung nachzuholen und je nach Hersteller der Kasse werden die Daten nachträglich sichtbar! Stimmen die Ergebnisse von GT- und Z-Abfrage nicht überein, hat der Prüfer Anlass zu der Vermutung, dass die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt wurde. Denn der GT-Speicher erfasst auch Storno-Buchungen. Jeder Ausdruck der drei genannten Abfragearten enthält folgende Angaben:

• den Namen des Geschäfts,
• das Datum und die Uhrzeit des Abrufs,
• die Zahl der erfolgten Tages- bzw. Periodenabrufe,
• eine Auflistung der Stornierungen und Retouren,
• die Zahlungswege (Bargeld, Scheck, Kreditkarte),
• die Kundenanzahl (fortlaufend oder täglich bei 1 beginnend).

Über die sog. X-Abfrage können auch Zwischenberichte (z.B. Tagesendsaldo, Warengruppenbericht, Kellnerbericht, Artikelbericht, Tischbericht, Stundenbericht) erfolgen. Da die X-Abfrage nicht zur Nullstellung der Kasse führt, ist sie für Betriebsprüfer von untergeordneter Bedeutung. Achtung: Wird eine Registrierkasse eingesetzt, müssen das Einrichtungsprotokoll sowie Organisationsunterlagen (insbesondere die Bedienungsanleitung) und Programmeinstellungen nach jedem Umprogrammieren aufbewahrt werden. Zur genauen Funktionsweise Ihrer Kasse setzen Sie sich am besten mit dem Kassenhersteller in Verbindung.

Bei den offenen Ladenkassen kann ein sog. Tagesbericht geführt werden, wenn die Kasse im Mittelpunkt der geschäftlichen Betätigung steht – also hauptsächlich Bargeschäfte getätigt werden. Einzelaufzeichnungen müssen unter dem Aspekt der Zumutbarkeit erfolgen, d. h. bei der Veräußerung von geringwertigen Waren an eine Vielzahl von Kunden müssen die Einzelverkäufe nicht festgehalten werden. Kassenberichte dienen in erster Linie der rechnerischen Ermittlung der Tageseinnahmen. Durch Nachzählen wird hier der Tagesendbestand ermittelt. Die Differenz zum Tagesanfangsbestand ergibt dann die Betriebseinnahmen, wobei dieser Betrag noch um die Einlagen, Entnahmen und Ausgaben zu korrigieren ist. Wird die Tageslosung über einen Tagesbericht ermittelt, sind tägliche Kassenbestandsaufnahmen zwingend erforderlich. Das Ermitteln der Tageskasseneinnahmen mit Hilfe des Tagesberichtes ist aber nur dann zulässig, wenn keine Einzelaufzeichnungspflicht besteht.

Das Kassenbuch in Form aneinander gereihter Tagesberichte zu führen ist zulässig, wenn die einzelnen Blätter lose in zeitlicher Reihenfolge übersichtlich abgelegt werden. Die Vollzähligkeit ist dann anhand der Datumsfolge und des Übertrags der Endbestände auf den jeweils folgenden Tag zu überprüfen.