GDPdU
Datenaufbewahrungspflicht gemäß den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
digitale Aufbewahrungspflicht
Berlin, 26.11.2010
Die neuen gesetzlichen Vorgaben für den Kassenplatz.
Die neue digitale Aufbewahrungspflicht und die Auswirkungen auf den Kassenplatz
Mit dem Schreiben vom 26.11.2010 verschärft das Bundesfinanzministerium die bis dahin geltenden Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten der digitalen Unterlagen deutlich. Die wichtigsten Regelungen haben wir nachfolgend zusammengefasst.
Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungsgerätes (Kasse) erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (10 Jahre)
- jederzeit verfügbar
- unverzüglich lesbar und
- maschinell auswertbar
aufbewahrt werden (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung)
Die Geräte (Registrierkassen und nachgeordnete DV-Systeme) müssen den
- Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchhaltung (GoBS) und den
- Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)
entsprechen.
Die Daten müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im täglichen oder monatlichen Z-Bericht) ist unzulässig. Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.
Steuerlich relevante Daten sind demnach auch:
- Journaldaten
- Auswertungsdaten (Berichte)
- Programmierdaten und
- Stammdatenänderungen
Die Einsatzorte und-zeiträume der Kassen sind ebenfalls zu protokolluren und aufzubewahren. Dies gilt auch für die Organisationsunterlagen Bedienungs- und Programmieranleitungen.
HENEL Kassen mit System informiert über die Gesetzestexte die für Sie von Wichtigkeit sind.
Detaillierte und verbindliche Angaben zum Thema Abrechnungssysteme und das Gesetz, erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater.